Wat is precies een Corporate Housekeeping en hoe belangrijk is het die op orde te hebben?
Een bedrijf is een unieke wettelijke eenheid, het is een Wettelijk Persoon. Het bestaat alleen maar omdat de staat erkend dat er een fictieve entiteit met dezelfde legale rechten als die van een persoon bestaat. Om deze wettelijke persoon te laten bestaan moet voldaan worden aan bepaalde formaliteiten. Gebeurt dat niet dan is het mogelijk dat het bestaan als bedrijf bedreigd wordt in geval van bijvoorbeeld een rechtszaak.
Een overzicht van de minimale voorwaarden.
U moet permanente verslagen bijhouden van alle vergaderingen van aandeelhouders en vergaderingen van bestuursleden of directeuren.
Ook is het natuurlijk verplicht een financiële boekhouding bij te houden en een registratie van alle aandeelhouders, en van het soort aandeel dat ieder van hen heeft. Ook het aantal aandelen moet geregistreerd worden.
Een aantal documenten behoren altijd aanwezig te zijn, en open voor inzage door de aandeelhouders;
De artikelen van de statuten en alle wijzigingen, de notulen van alle aandeelhoudersvergaderingen, en alle acties die de aandeelhouders ondernomen hebben, ook zonder een vergadering.
De jaarrekening van de onderneming, met inbegrip van de balans en winst- en verliesrekening over het lopende boekjaar.
Kopieën van alle schriftelijke mededelingen aan de aandeelhouders en een lijst met de namen en de zakelijke adressen van alle bestuurders van de vennootschap, maar ook het meest recente jaarverslag van de corporatie. Dat wordt ook wel Corporate Houskeeping genoemd. Adinterim-WBO.nl kan je hierbij helpen.
Waarom Corporate Housekeeping?
Een bedrijf, een corporatie kan helpen bij het beschermen van de persoonlijke bezittingen en het persoonlijke kapitaal van de oprichter of hoofdaandeelhouder voor het geval een schuldeiser naar de rechter stapt. Maar dat gaat natuurlijk alleen op wanneer er sprake is van scheiding tussen bezit en kapitaal van de oprichter en die van het bedrijf zelf. Het bedrijf moet steeds gezien en behandeld worden als een entiteit die helemaal op zichzelf staat.
De meeste bedrijven begaan een of meer van aantal mogelijke fout waardoor een crediteur of een andere benadeelde partij voorbij de bescherming die het bedrijf biedt kan komen en persoonlijke bezittingen bij zijn of haar eis kan betrekken. Wanneer een officiële vertegenwoordiger van de onderneming de bedrijfsrekeningen niet strikt gescheiden weet te houden van persoonlijke rekeningen kan een eisende partij voorbij het bedrijf gaan en aan persoonlijke bezittingen of persoonlijk kapitaal komen. Wanneer je het bedrijf behandelt als een alter ego van jezelf kan de bescherming in het niet vallen. Daarbij heeft de eisende partij er een voordeel bij de persoonlijke bezittingen te betrekken in een eis, vooral wanneer de middelen van het bedrijf beperkt zijn.
Het is daarom erg belangrijk op de twee eenheden strikt gescheiden te houden, het administratieve huishouden, de Corporate Housekeeping van het bedrijf moet dus altijd op orde zijn.
